Tenue sur un logiciel comptable

Choix du mode de tenueLa comptabilité peut être tenue sur un livre de recettes-dépenses conforme à la nomenclature comptable des professions libérales, ou bien à l'aide d'un logiciel ou d'une application comptable en ligne.

Le logiciel ou l'application comptable, notamment s'il est doté d'une fonctionnalité d'importation des relevés bancaires, permet un gain de temps et met à l'abri des erreurs de calcul car il n'autorise pas la saisie d'une écriture non équilibrée. S'il est doté d'une fonctionnalité concernant les immobilisations, il calcule automatiquement les amortissements en fonction des données renseignées.

La tenue sur un logiciel ou une application comptable ne dispense pas de connaître a minima et respecter l'ensemble des règles applicables à la tenue des livres-journaux et registres. Afin de bien comprendre les mécanismes de ventilation appliquée par le logiciel ou l'application comptable, il peut parfois être utile de s'exercer une première année en tenant une comptabilité manuelle.

Il existe de nombreux logiciels et application de tenue de comptabilité de type BNC, qui sont vendus isolément ou accompagnent un logiciel métier. Les éditeurs de logiciel doivent satisfaire certaines obligations, notamment quant à la validation et l'intangibilité des écritures.

Principales caractéristiques des logicielsPlan comptable. - Le logiciel comptable ne peut être utilisé que si la comptabilité est ordonnée selon un plan des comptes, qui doit respecter la nomenclature comptable des professions libérales.

Chaque compte comporte une numérotation et un intitulé correspondant à la nature de l'écriture. En fonction du verrouillage imposé par l'éditeur, il est possible d'agir sur le paramétrage, de modifier les intitulés ou créer des comptes ou des sous-comptes.

Lorsque le logiciel permet d'éditer une déclaration 2035 et un tableau de passage, chaque compte renvoie vers les lignes correspondantes. L'ajout d'un compte dans le paramétrage impose de bien s'assurer vers quelle ligne de la déclaration ou du tableau de passage celui-ci renverra.

Reprise des soldes des comptes de trésorerie. - Pour la première année, les professionnels doivent indiquer manuellement le solde du compte de trésorerie. Les années suivantes, le solde à la clôture de l'exercice de l'année précédente est généralement repris en début d'exercice.

Saisie des écritures de trésorerie. - Comme sur une tenue manuelle, les écritures sont enregistrées depuis un compte de trésorerie (Banque, Caisse, CCP) vers un compte de recettes ou de dépenses.

• Les écritures d'encaissement apparaissent comptablement au débit du compte de trésorerie (Banque, Caisse, CCP) vers le crédit des comptes de recettes.
• Les écritures de décaissement apparaissent comptablement au crédit du compte de trésorerie (Banque, Caisse, CCP) vers le débit des comptes de recettes.

Certains logiciels proposent de saisir au choix une écriture sur le livre-journal des recettes ou sur le livre journal des dépenses. D'autres proposent de saisir une écriture globale de trésorerie, et affectent l'écriture selon la nature du compte choisi pour la ventilation.

En fonction du degré de perfectionnement du logiciel, il est possible de créer des modèles pour les écritures récurrentes.

Import des relevés bancaires. - Certains logiciels proposent une fonctionnalité d'import des relevés bancaires, en fonction d'une technologie choisie par l'éditeur.  L'import des relevés bancaire se double fréquemment d'un paramétrage des écritures, afin de les affecter vers les comptes concernés.

Une vérification de la correcte affectation des écritures reste nécessaire, d'autant que des régularisations doivent être réalisées les opérations à cheval sur deux années (chèque remis au titre d'année année N mais encaissé ou décaissé sur le compte bancaire au titre de l'année N+1).

Saisie des écritures d'opérations diverses. - Il est possible de d'enregistrer des écritures ne transitant pas par un compte de trésorerie. Les opérations diverses permettent de créditer un compte du montant débité sur un autre. Elles sont généralement utilisées pour certaines écritures de fin d'année (ventilation des écritures URSSAF, répartition SCM, certaines dépenses mixtes...).

Ces écritures, même si elles ont tendance à être simplifiées par les éditeurs, doivent être manipulées avec précaution.

Rapprochement bancaire. - La plupart des logiciels permettent de réaliser un rapprochement bancaire : en général, le professionnel pointe les écritures figurant sur son relevé de compte, puis compare le solde de l'ensemble des écritures et le solde des écritures pointées. Il est recommandé de conserver une version du document intitulé Etat de rapprochement bancaire à la clôture de l'exercice.

Grand Livre. -  Le Grand Livre fait apparaître, selon le plan comptable utilisé, l'ensemble des écritures classées par compte de manière chronologique. Y figurent toutes les écritures de trésorerie et d'opérations diverses. Il est parfois possible, pour un compte donné, d'éditer des écritures centralisées, qui ne font alors apparaître que les totaux mensuels (cette pratique ne permettant toutefois pas de s'assurer du contenu de chaque écriture).

Balance. - La balance reprend l'ensemble des comptes classés selon le plan comptable utilisé, reprenant pour chaque compte les montants totaux des débits et des crédits ainsi que les soldes de fin d'année. La balance reprend généralement les soldes de début d'année. Une balance doit toujours être équilibrée : la somme des crédits est toujours égale à la somme des débits, et le total des soldes créditeurs est toujours égal au total des soldes débiteurs.

Livres journaux. - Le livre-journal des recettes reprend l'ensemble des écritures de recettes de l'année, le livre-journal des dépenses reprend l'ensemble des écritures de dépenses de l'année.

Il est généralement possible d'éditer des journaux de banque, de caisse, d'opérations diverses.

Registre des immobilisations et amortissements. - Le logiciel permet en général de saisir les immobilisations, et calcule automatiquement l'amortissement annuel en fonction des données saisies.

Edition de la déclaration 2035. - Le logiciel permet en général d'éditer a minima un état préparatoire à la déclaration 2035, qui doit être complété pour parvenir à la déclaration 2035 définitive, laquelle est généralement convertie au format EDI-TDFC permettant la télétransmission de la liasse fiscale.